Idee, lahendus, teostus
Me kõik soovime korraldada üritust, kus saame pakkuda oma külalistele uusi teadmisi ja põnevaid elamusi, pannes neid end tundma oodatud ning hoituna. Samuti peaks olema Teil korraldajana võimalus ürituse ajal tegeleda esinejate ja kutsutud külalistega, mitte muretseda kõikvõimalike korralduslike detailide pärast.
Meie kaasamine annab Teile aega keskenduda oma (teadus)tööle ja ürituse sisule. Esmapilgul lihtsana näiv kutse saatmine, osalejate registreerimine, sobivate ruumide, toitlustaja, tehnika-, transpordi-, majutuspartnerite leidmine jne nõuab rohkelt aega ning süvenemist. Varasematele kogemusele toetudes saame valida just Teie üritusele ja eelarvele sobilikud lahendused ja koostööpartnerid.
Projektijuht on konverentsi korraldamisel oluline lüli, kes hoiab koos ja juhib kogu projekti korralduslikku tegevust ning on oluline partner Teile nii ettevalmistuste ja ürituse toimumise kui kokkuvõtete ajal.
Korralduspartneri kaasamine annab ka finantsilise eelise. Professionaalse korraldajana aitame Teil koostada dokumendid toetuste taotlemiseks ning leida sobivad lahendused sponsorite leidmiseks.
Ühe suure ürituse korraldamine eeldab pidevat finantsjuhtimist ja raamatupidamist. Korraldame arveldused ning pideva tulude ja kulude jälgimise. Regulaarsete aruannete näol on Teil võimalus oma projekti rahaasjadega pidevalt kursis olla.
Osalejate registreerimine ja suhtlus on mahukas töö, millesse tasub panustada. Põhjalik eeltöö muudab ka kohale saabunud külaliste vastuvõtmise ladusamaks ning nende siin viibimise mugavamaks, lastes rahulikult keskenduda konverentsi programmile ning nautida kohapeal pakutavaid teadmisi ja elamusi.
Iga konverents vajab ka kokkuvõtete tegemist, esinejate ja osalejate tänamist, aruandlust partneritele ning hankijatega arveldamist. Katame need tegevused ning korraldajana saate sel ajal tegeleda sisuliste kokkuvõtete ning juba uute tegevuste planeerimisega.