Konverentside korraldamine
Professionaalse konverentsiteenuse pakkujana aitame Teil kokku hoida oma väärtuslikku aega.
Oma erialaste kogemuste, teadmiste ja kontaktide baasil muudame konverentsi korraldamise sujuvamaks ning efektiivsemaks. Läbimõeldud ja uuenduslike lahendustega parendame teadmiste omandamise võimalusi ning pakume positiivseid kogemusi ja elamusi nii osalejatele, esinejatele kui korraldajatele endile.
Sihtkoha turundus
Sihtkoha uuring, biddingute koostamine koostöös kliendiga.
Idee lahendus/ kuvand
Lahendus konverentsi teemast lähtudes, uuenduslikud lahendused delegaatide kaasamiseks ja konverentsi mõju suurendamiseks. Ürituse kuvandi loomine ning selle järgimine kõigis ürituse detailides.
Sponsorlus, toetused
Sponsorpakettide koostamine, suhtlus sponsoritega, näituse korraldamine. Toetuste taotluste koostamine koostöös kliendiga.
Finantside haldamine
Osalustasude ja sponsorrahade kogumine, tulude-kulude jälgimine, arveldus hankijate ja koostööpartneritega, kindlustus, regulaarne aruandlus.
Turundus / Teavitus
Sotsiaalmeedia, koduleht, konverentsi äpp. Sihtgrupi andmebaas, kutsed, tagasiside kogumine, kinnituste saatmine, meeldetuletused, RSVP teenus. Trükisted, jaotusmaterjalid.
Toimumiskoht
Sobiva toimumiskoha leidmine, ruumide lahendus, logistika korraldus, ruumide kujundus, inventari valik, toitlustus, tehniline lahendus, tõlge, turvateenus.
Majutus
Broneeringud, tühistamistingimuste läbirääkimine, broneerimisvorm.
Transport
Osalejate ja esinejate transport, VIP teenus, transpordi plaan.
Osalejad / Esinejad
Registreerimisvorm, kinnituste ja arvete saatmine, osalejatega suhtlemine, infotelefon. Esinejate registreerimine, reisi-, majutuse ja vastuvõtu korraldus, tehniliste vajaduste koordineerimine, kulude tagastus.
Abstraktide käsitlemine
Registreerimisvorm, abstraktide registreerimine, kinnituskirjade saatmine, hindamiskomisjoni assisteerimine.
Sotsiaalprogramm
Vastuvõttude ja õhtusöökide korraldamine sh. sobiva toimumiskoha leidmine, kultuuriprogrammi koostamine, toitlustuse korraldus, ruumide kujundus. Konverentsile eelnev ja järgnev programm, visiidid, ekskursioonid, kaaslaste programm.
Projektijuhtimine
Osalemine korraldusmeeskonna töös, eelarve koostamine ja kaasajastamine, tegevuskava koostamine ja kaasajastamine, kõikide teenuste koordineerimine, logistiline ajakava, korralduslik stsenaarium, aruandlus (finants, osalejad), koosolekud, protokollimine, ürituse dokumentatsioon.
Sekretariaat
Konverentsi eelne- ja aegne sekretariaat, vabatahtlikud, sidesisikud.
Konverentsi aegne korraldus
Welcome desk, registreerimis- ja infolaua töö korraldus, kohapealne sekretariaat / vabatahtlikud. Ülesehituse koordineerimine; hankijatega suhtlemine, korraldaja assisteerimine.