Konverentside korraldamine

Professionaalse konverentsiteenuse pakkujana aitame Teil kokku hoida oma väärtuslikku aega. 

Oma erialaste kogemuste, teadmiste ja kontaktide baasil muudame konverentsi korraldamise sujuvamaks ning efektiivsemaks. Läbimõeldud ja uuenduslike lahendustega parendame teadmiste omandamise võimalusi ning pakume positiivseid kogemusi ja elamusi nii osalejatele, esinejatele kui korraldajatele endile.

Sihtkoha turundus  

Sihtkoha uuring, biddingute koostamine koostöös kliendiga.

Idee lahendus/ kuvand

Lahendus konverentsi teemast lähtudes, uuenduslikud lahendused delegaatide kaasamiseks ja konverentsi mõju suurendamiseks. Ürituse kuvandi loomine ning selle järgimine kõigis ürituse detailides. 

Sponsorlus, toetused

Sponsorpakettide koostamine, suhtlus sponsoritega, näituse korraldamine. Toetuste taotluste koostamine koostöös kliendiga.

Finantside haldamine

Osalustasude ja sponsorrahade kogumine, tulude-kulude jälgimine, arveldus hankijate ja koostööpartneritega, kindlustus, regulaarne aruandlus.

Turundus / Teavitus

Sotsiaalmeedia, koduleht, konverentsi äpp. Sihtgrupi andmebaas, kutsed, tagasiside kogumine, kinnituste saatmine, meeldetuletused, RSVP teenus. Trükisted, jaotusmaterjalid.

Toimumiskoht

Sobiva toimumiskoha leidmine, ruumide lahendus, logistika korraldus, ruumide kujundus, inventari valik, toitlustus, tehniline lahendus, tõlge, turvateenus.

Majutus

Broneeringud, tühistamistingimuste läbirääkimine, broneerimisvorm.

Transport

Osalejate ja esinejate transport, VIP teenus, transpordi plaan.

Osalejad / Esinejad

Registreerimisvorm, kinnituste ja arvete saatmine, osalejatega suhtlemine, infotelefon. Esinejate registreerimine, reisi-, majutuse ja vastuvõtu korraldus, tehniliste vajaduste koordineerimine, kulude tagastus.

Abstraktide käsitlemine

Registreerimisvorm, abstraktide registreerimine, kinnituskirjade saatmine, hindamiskomisjoni assisteerimine.

Sotsiaalprogramm

Vastuvõttude ja õhtusöökide korraldamine sh. sobiva toimumiskoha leidmine, kultuuriprogrammi koostamine, toitlustuse korraldus, ruumide kujundus. Konverentsile eelnev ja järgnev programm, visiidid, ekskursioonid, kaaslaste programm.

Projektijuhtimine

Osalemine korraldusmeeskonna töös, eelarve koostamine ja kaasajastamine, tegevuskava koostamine ja kaasajastamine, kõikide teenuste koordineerimine, logistiline ajakava, korralduslik stsenaarium, aruandlus (finants, osalejad), koosolekud, protokollimine, ürituse dokumentatsioon.

Sekretariaat

Konverentsi eelne- ja aegne sekretariaat, vabatahtlikud, sidesisikud.

Konverentsi aegne korraldus

Welcome desk, registreerimis- ja infolaua töö korraldus, kohapealne sekretariaat / vabatahtlikud. Ülesehituse koordineerimine; hankijatega suhtlemine, korraldaja assisteerimine.