Konverentsid, hübriidkonverentsid, virtuaalkonverentsid

 

Konverentsid kui inimeste kohtumispaik on sündinud vajadusest. Vajadusest vahetada teadmisi, õppida, jagada kogemusi ning teha ühiselt suuremaid otsuseid. Ka praegusel ajal, mil maailm on silmitsi pandeemiaga, on inimeste jaoks oluline säilitada omavaheline kontakt. Võibolla isegi rohkem, kui kunagi varem.

Olukorras, kus tavapärase konverentsiformaadi kasutamine on muutunud omaette väljakutseks, on siiski olemas erinevaid kohti ja võimalusi konverentside edukaks läbiviimiseks. Täpsemate valikute osas saab otsustavaks nii hetkeolukord maailmas kui ka traditsioonilised aspektid – osalejate arv, ürituse format ja asukoht. 

 

Lisaks kõikidele korralduslikele nüanssidele on siia nimekirja lisandunud ka konverentsi osalejate ja korraldajate turvalisus, kaitsmaks ennast ja teisi võimaliku viiruste leviku eest. Piisava distantsi hoidmise võimalus peab olema tagatud nii konverentsisaalis, pauside ajal kui ka juba toimumiskohta saabumisel. Vahemaa hoidmine ei pea aga olema korraldatud pelgalt rangete siltide ja plakatitega. Vajalikke meetmeid saab sulandada osaks ruumikujundusest, mis toetaksid samal ajal ürituse sisu, oleksid mängulised ning osalejatele mugavalt järgitavad. 

Sõltumata reisimispiirangutest saame kaasata rahvusvahelisi esinejad videosilla vahendusel. Nii saame endiselt pakkuda osalejatele mitmekesist ja kaasahaaravat programmi. 

 

Hübriidkonverents annab meile oluliselt lisavõimalusi laiema vaatajaskonnani jõudmiseks, suurema mõju saavutamiseks ja erinevate partnerite kaasamiseks. Hübriidkonverentsi formaat lubab meil kaasata osalejaid, esinejaid ja partnereid erinevatest riikidest, kes saavad interaktiivselt osa üritustest, mis neile huvi pakuvad, seda töökohast või kodust lahkumata.

Tegemist on formaadiga, kus osa vaatajatest on saalis ja teised osalevad veebiülekande vahendusel. Mõlemale poolele saab pakkuda samu võimalusi konverentsil pakutavast osasaamiseks. Olgu need siis osalejate kaasamine küsitluste läbiviimisel, küsimuste esitamine ja teemade püstitamine esinejatele nii enne üritust kui selle toimumise ajal, kohtumised ja vestlused osalejate vahel, postrite presenteerimine, partnerite näituse ülespanek või õpetlikud ning meelelahutuslikud vahepalad. Veebiülekande jälgijad saavad valida erinevate sessioonide vahel, mida soovitakse jälgida. Kasutusel on ka rakendused, kus ülekande lehele sisenedes saabub osaleja justkui päris konverentsikeskusesse, kus on nähtaval erinevad konverentsiruumid, infolaud ja näituste ja/ või postrite ala. Sellised interaktiivsed keskkonnad annavad olulise panuse osalejate kaasamisse. 

Virtuaalkonverentsid on igapäevaselt arenev valdkond, mis pakub aina uusi võimalusi. Lisaks suuremale nähtavusele, mida antud formaat pakub, tuleb siinkohal oluliselt panustada osalejate kaasamisse. Konverentsiruumina saab kasutada juba olemasolevaid lahendusi näiteks Kultuurikatlas, Proto Avastustehases või hotellide konverentsikeskustes.

Virtuaalikonverentsi formaat esitab sarnaselt hübriidkonverentsile suuremaid nõudmisi programmile ja selle ülesehitusele. Kinnitust on leidnud, et ettekanded võiksid olla pigem lühikesed, esinejad ja ettekanded vaheldusrikkad. 

Osalejate kaasamiseks on veel mitmeid erinevaid võimalusi alustades küsitluste läbiviimisest kuni meelelahutuslike ja õpetlike vahepalade lisamiseni. Nendeks vahepaladeks võivad olla nii mini-kontserdid, joogatund, rahvusliku toidu valmistamise õpetus või meie kultuurist põnevate faktide esitlemine. Oluline on aidata osalejatel ülekannet jälgida ning pakkuda neile sõna otseses mõttes kaasahaaravat programmi. Ka antud formaadi puhul ei ole määravaks piirid ega valitsev olukord riigis. Esinejad ja osalejad omavad ligipääsu konverentsile oma kodust, kontorist või mujalt. 

 

Nii hübriid- kui virtuaalkonverentsi ühe lisana on võimalik saata enne üritust osalejatele tänutäheks väike pakike, näiteks snäkkide ja väikse joogiga, mida saab ülekande ajal nautida.

Sellised täislahendused pakuvad meie osalejatele kindlasti uusi ja põnevaid elamusi tänu millele saame jätkuvalt edastata teadmisi ning täita konverentsi eesmärke.